Cancillería Diocesana 

¿Qué es?

Haciendo un intento de definición, la Cancillería Diocesana es: Un instrumento oficinístico del Obispo para servir al pueblo de Dios, de manera mediata, sirviendo a los párrocos y sacerdotes en general.

El canon 482 dice “… la función principal del canciller consiste en cuidar de que se redacten las actas de la Curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma”. Desde este canon hasta el 491, el Código trata del oficio del canciller.

El canciller y el vicecanciller (c. 482 §2), son secretarios de la Curia, notarios y archivistas.

Como Secretario: el canciller redacta los documentos oficiales de la Diócesis, los firma junto con el Obispo o el Vicario General, los registra en el libro correspondiente, los expide o los entrega personalmente a su destinatario, autentifica las copias y las archiva cuidadosamente. (c. 486, §3)

Como Notario: el canciller da fe a quien legítimamente se interese, de la existencia de determinados documentos, proporciona incluso fotocopias autentificadas, suponiendo que con ello no se perjudica la fama de terceras personas.

Como Archivista: guarda, -archiva- de manera sistemática cada uno de los documentos (original duplicado, o fotocopia), en la carpeta que corresponde según el asunto.

Desarrollo

Dos ramas de ideas guían el quehacer del canciller:

Personas e instituciones

Asuntos.

Las personas son generalmente miembros de la jerarquía eclesiástica, y/o de la vida consagrada: El Papa, los Cardenales, Arzobispos, Obispos, párrocos, sacerdotes, diáconos, seminaristas, y las instituciones tienen que ver también con la Iglesia: Diócesis, parroquias, templos, seminarios, conventos, capillas, etc.

Para cada uno de estos conceptos debe tener una carpeta, incluso subdividida en varias más: p. e. Obispos: de Aguascalientes, de Colima, de…  Zamora. Parroquias: de la Asunción, de Guadalupe, etc.  colegios de educación, agentes de pastoral extranjeros.

Cada idea más amplia o genérica requiere una gaveta o más del archivero, sobre todo: Presbíteros, Parroquias, Diócesis, y un libro de registros propio.

Los asuntos más frecuentes que el Canciller trata en los documentos son: matrimonios, ordenaciones, nombramientos de sacerdotes, facultades ministeriales para los sacerdotes, permisos para los sacerdotes, credenciales de sacerdotes, religiosos y religiosas,

Para los asuntos de matrimonios, que son muy frecuentes, se actúa a través de la Oficialía de Matrimonios, con dos libros para registrar los documentos:

Libro de registro de exhortos, suplicatorios y traslados

Libro de registro de dispensas y licencias para matrimonio

En el primero se registran tres tipos de documentos: que van a otra diócesis o que vienen de otra diócesis: los exhortos, los suplicatorios y los traslados.

Los exhortos son “súplicas a los párrocos, en cuyo territorio han vivido los pretendientes por seis meses o más, después de la pubertad, de que esa pretensión matrimonial sea publicada en esas parroquias”.

Los “suplicatorios” son solicitudes de documentos de bautismo, en copia reciente, para el trámite de matrimonio.

Los “traslados” son expedientes completos de investigación prematrimonial, que son transferidos de la parroquia donde fueron elaborados, a la parroquia donde los novios desean  celebrar el sacramento, situada en otra diócesis. Pueden ser sólo expedientes de media presentación. Los expedientes que para ser transferidos no tienen que salir de la diócesis, no deben pasar por la Cancillería.

Los exhortos y los suplicatorios son de ida y vuelta. Hay que darles el trámite propio y devolverlos  con la respuesta correspondiente, siempre por medio de la Curia del Obispado, de origen y de destino.

Los “traslados” son sólo de ida, no deben ser devueltos, sino ser archivados, todo el expediente, en la parroquia donde se celebra el sacramento. El hecho de devolver los traslados, o de no juntar todo el expediente en la parroquia de celebración es un grave error archivístico, que a la larga causa desorden y confusión en la documentación, y largas demoras en la investigación.

LAS PARTES FUNDAMENTALES DE UN ARCHIVO DE CURIA DIOCESANA SON OCHO: SEDE APOSTÓLICA, DIÓCESIS, PARROQUIAS, SACERDOTES, SEMINARIO, MATRIMONIOS, VIDA CONSAGRADA, COLEGIOS,

SEDE APOSTÓLICA: Comunicaciones, cartas, informes enviados a… documentos recibidos

DIÓCESIS: La propia, y las otras

De la propia, sus organismos, comisiones, etc.

De las otras: la correspondencia intercambiada con ellas.

PARROQUIAS: de la propia diócesis. Fundamentalmente, archivar los documentos del proceso para su creación, el decreto, toma de posesión de los párrocos, Vicarios que se le asignan, ministros extraordinarios de la comunión, y otros asuntos relativos. Registro en los Libros de Parroquias, de Sacerdotes, y de Ministros Extraordinarios.

Sacerdotes

Tres apartados diferentes: registro en libros distintos. Es decir: no mezclar en un solo libro los diocesanos, los religiosos y los seculares extradiocesanos.

Sacerdotes diocesanos:

Antes de su ordenación: los pasos documentales hacia la ordenación, se registran en Libro de Tramites de Ordenación.

Después de su ordenación: Fecha, lugar, ministro de ordenación, licencias ministeriales, y nombramientos, se registran en el Libro de Sacerdotes Diocesanos. Conviene registrarlos en orden por fecha de ordenación, así nunca estarán en desorden, dedicándoles un folio completo a cada uno, hasta agotar el libro. Cuando el libro se agote, iniciar otro libro, trascribiendo en él todos los nombres de los sacerdotes diocesanos sobrevivientes en esa fecha, por orden de fecha de ordenación.

Sacerdotes religiosos. Se usa un libro exclusivo, de sacerdotes religiosos: Registrarlos por orden de llegada a la Diócesis, pero dentro de un apartado propio de su orden o Congregación. Para ello se destinan un número de folios a los Jesuitas, otros tantos a los Franciscanos, Salesianos, etc. Los Sacerdotes Religiosos suelen estar en la Diócesis poco tiempo, tres o cuatro años cuando mucho. Se les dedica una página a cada uno. Se anota la fecha de su llegada, su nombramiento y facultades ministeriales y la fecha de su partida a otra Diócesis

De los sacerdotes seculares extradiocesanos, que vienen a colaborar en esta Diócesis,

            se registran también en un libro aparte, exclusivo, y por orden de fecha de llegada,

      los datos fundamentales:

      Nombre y apellidos,

      fecha de nacimiento,

      fecha de ordenación,

      diócesis a la que pertenecen,

      fecha de llegada a esta Diócesis,

      fecha y tiempo de duración de las licencias ministeriales que se les conceden,

      nombramiento que se les otorga, y al final, cuando ya se va de la diócesis,

      la fecha de su partida.

Cuando algún sacerdote extradiocesano o religioso cambia de estamento o de jurisdicción, por ejemplo, si se incardina en esta diócesis, su registro pasa al libro de sacerdotes diocesanos, o si pasa de religioso a secular, pero sigue en esta Diócesis, pasa al libro de sacerdotes extradiocesanos.

Conviene, absolutamente, hacer los registros inmediatamente el mismo día en que se elabora el documento en cuestión, no sólo para que queden los registros en orden de fecha, sino sobre todo para que no se vayan a olvidar y omitir, lo cual causaría lagunas en el archivo.

LIBRO DE SACERDOTES DIFUNTOS:

Se lleva también un libro para registrar la defunción de los sacerdotes. Se inscriben por orden de fecha, con numeración continua, incluyendo los sacerdotes religiosos, y los extradiocesanos. La única condición que se ha observado es que su fallecimiento acontezca dentro de esta Diócesis. No se elabora ningún documento especial.

Seminario

 

Para el Seminario Diocesano, la Cancillería apoya en los siguientes aspectos:

Elabora los nombramientos de los oficiales del Seminario, del Rector, los Prefectos de Estudios, de Disciplina, y Directores Espirituales. Los registra en el Libro de Gobierno y en el Libro de Sacerdotes Diocesanos. Entrega a cada quien su carta y archiva el duplicado.

Inicia los expedientes de órdenes de los alumnos, llevando registro de los documentos recibidos, en el fichero especial diseñado para ello, en PC.

Registra las fechas, lugares y ministros de los ministerios y órdenes conferidos, en el libro especial de órdenes, y elabora el certificado propio para cada alumno iniciado en la escala de las ordenaciones.

Al llegar cada alumno a la ordenación presbiteral, elabora su certificado por duplicado, para entregarle un ejemplar al alumno, y guardar el otro en el expediente, que traslada de la sección de alumnos a la sección de sacerdotes diocesanos en el archivero.

Sella y registra los nombramientos de los maestros, clérigos y laicos, para el Seminario.

Matrimonios

En su servicio a los matrimonios, la Cancillería atiende la función de transmitir:

Peticiones o exhortos inter diocesanos de parroquias para que se publiquen banas o amonestaciones

Peticiones inter diocesanas de documentos: copias o extractos recientes auténticos de actas de bautismo con las notas marginales.

Estas peticiones se registran, se envían a otra curia diocesana o a una parroquia de esta diócesis. Cuando estas instancias mandan la respuesta en la misma hoja de papel, se registra y se reexpide a la parroquia o diócesis que corresponda, habiéndole agregado el texto de “pase” acostumbrado.

Transmitimos también, desde la Cancillería, los expedientes que recibimos para la celebración de matrimonios en parroquia diferente de la que hizo la investigación.

siempre que sean de diferente diócesis, ya sea medio expediente, o expediente completo.

Al pasar por esta oficina, estos expedientes son registrados, y se les agrega una carta llamada “AUTENTIFICACIÓN”, o “NIHIL OBSTAT”.

Se llama “autentificación”, cuando el expediente sale de una parroquia de esta Diócesis, porque esa carta declara auténticas las firmas y el sello del párroco y de la parroquia.

Se llama “nihil obstat”, cuando el expediente viene de otra diócesis, si después de revisar todo el expediente, constatamos que todo está completo y en orden y que nada se opone a la celebración del matrimonio.

Obviamente todo expediente que va de una parroquia a otra pero de diferente Diócesis, debe pasar por dos Curias diocesanas, la de origen y la de destino.

La Curia de origen debe autentificar, y la de destino debe quedar tranquila de que, según el expediente, “nihil obstat”, nada se opone, para la celebración del matrimonio.

La Cancillería atiende también la tramitación de dispensas y de licencias para la                        celebración de matrimonios.

Cuando hay impedimento, el documento que se expide se llama dispensa.

Cuando no hay impedimento, pero sí una situación de irregularidad, el documento se llama licencia

Para poder tramitar cualquiera de estas dos clases de documento, el párroco debe enviar todo el expediente ya completo, a fin de constatar que dio todos los pasos necesarios en la investigación prematrimonial.

Si no consta de algún paso, hay que pedirle que lo haga, y que el expediente esté completo. Una vez que lo haya hecho, se prepara el documento de respuesta: –dispensa o licencia-, se registra en el libro apropiado, y se le envía devolviéndole todo el expediente.

Archivo

Archivo: Corrección de actas

Es otro aspecto que la Cancillería atiende: Tramitar el permiso para que un párroco pueda corregir un acta de bautismo, de confirmación, o de matrimonio.

Este acción, de corregir actas, debe hacerse de acuerdo con las normas publicadas el 18 de Noviembre de 1989, en tiempos del Sr. Obispo Francisco Villalobos, y que no han sido modificadas.

El párroco debe hacer la petición, basándose en un acta de registro civil de nacimiento, o de reconocimiento, y reforzando su petición con otros documentos de identificación de la persona interesada, como Certificado de estudios, credencial de votar del IFE, tarjeta del Seguro Social,

Aquí en la Cancillería, se examina la petición y las pruebas, si son suficientes, se hace la respuesta, la firma el Ordinario, se sella, se registra en libro apropiado, y se le reexpide al párroco todo el expediente, por correo, o por medio de la persona interesada.

Si hubiera alguna duda sobre la evidencia de las pruebas, o la oportunidad de la corrección pedida, el caso se somete al criterio del Ordinario y se actúa conforme a su dictamen.

Estadística Anual

Cada año se elabora la estadística de la Diócesis conforme al cuestionario que manda la Secretaría de Estado del Papa. Ese cuestionario suele llegar, de la Nunciatura Apostólica, o de la Secretaría General de la CEM, en los últimos días de cada año, o en los primeros del año siguiente. Trae dos partes: las hojas 5 y 6 son para el Tribunal Eclesiástico. Hay que entregarlas cuanto antes a la secretaria del Tribunal para que las responda y las devuelva a la Cancillería. Las otras cuatro, junto con otras hojas complementarias, las ha contestado siempre desde la Cancillería, recabando los datos necesarios de las parroquias, los colegios, las casas religiosas y las instituciones de asistencia social, por medio de cuestionarios particulares elaborados aquí y enviados por correo desde los primeros días de Enero, cada año. Hay que recomendarles que respondan antes del mes de Abril, o a más tardar en Abril, porque luego hay que hacer el vaciado de los datos y el llenado del cuestionario para enviarlo a Roma, a través de la Nunciatura Apostólica, antes del 15 de Mayo.

La Secretaría General de la CEM pide también esa estadística. Se la mando en fotocopia, de todos los datos. Prefiero gastar unos pesos más, que arriesgar la prontitud y seguridad del envío por Mexpost a la Nunciatura.

El Servicio Postal Mexicano, o correo

El Servicio Postal Mexicano, o correo

Desde hace casi cien años la Diócesis paga anualmente, en Enero, el derecho a un apartado postal en la oficina matriz del Correo. Es el Apartado Postal # 25.

Con ello se tiene la ventaja de que toda la correspondencia dirigida a la Diócesis, se concentra en esa casilla y se puede recoger todos los días, de lunes a sábado. Hay que procurar que haya alguien responsable y honrado, que saque la correspondencia del apartado, la revise pieza por pieza –externamente-, para verificar que no haya piezas que no correspondan al apartado 25, y la traiga inmediatamente al Centro Diocesano para distribuirla entre las diversas oficinas y personas destinatarias.

Las piezas de correspondencia que por error los empleados postales hubieran depositado en el apartado 25, pero que no corresponden a éste, hay que devolverlas allá mismo al empleado encargado de los apartados, aclarándole, por escrito si es necesario, que no son para nosotros.

La persona que se encargue de retirar la correspondencia, debe también llevar la que se expide de la Cancillería, registrar la que haya que registrar, franquear todas las piezas con las estampillas necesarias, -no en exceso, para que no haya malversación de dinero-, y depositarla en el buzón receptor dentro de la oficina del Correo. Esto hay que hacerlo todos los días, al menos una vez al día.

El franqueo correcto se calcula pesando las piezas en la báscula electrónica que tiene la Cancillería y consultando la tarifa oficial que el Correo nos proporciona en fotocopia, siempre que hay cambio de tarifas.

No conviene encargar llevar y traer la correspondencia a la misma persona que hace los mandados de otras oficinas, p. e. de Economía, porque podría dar prioridad a las otras oficinas y la Chancillería se quedaría esperando y perdiendo el tiempo.

Colegios de enseñanza y educación

Acerca de los Colegios de enseñanza y educación, dependientes de la Iglesia, (Diócesis, Parroquia, Patronato), en cualquier grado, desde preescolar hasta universitario, la Chancillería trata de recabar los datos estadísticos anuales, enviándoles el cuestionario adecuado oportunamente, para poder luego enviar a la Sede Apostólica el resumen conforme al cuestionario que la misma Sede Apostólica proporciona cada fin de año civil.

Por lo demás, se lleva una carpeta individual sobre cada institución educativa, la cual contiene los documentos que eventualmente llegan a esta Cancillería.

Hay también un Libro de registros en el cual se anota, en la medida de lo posible, los datos cronológicos de cada Colegio, y su domicilio físico.

Ministros de culto y Asociados-as extranjeros

Para tramitar el permiso de la estancia de una persona extranjera en el país, colaborando en los trabajos de la Diócesis, sea ministro de culto, o religioso, religiosa, o seglar laico, se suelen exigir los siguientes pasos descritos en un instructivo propio, preparado de acuerdo con la experiencia que se tiene en esta materia:

En esta Diócesis la Cancillería tiene también el encargo de ayudar a los ministros de culto y asociados o asociadas religiosos extranjeros a tramitar su permiso de estar en el país. El instructivo detallado, se puede consultar en la carpeta del Gobierno Federal, Dirección General de Asociaciones Religiosas.

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